Jak sporządzić remanent roczny w jednoosobowej firmie

31 grudnia nie wystarczy policzyć towarów „na oko” i wpisać jednej kwoty do księgi. Aby prawidłowo zamknąć rok podatkowy, przedsiębiorca powinien wiedzieć, jak sporządzić remanent roczny, które składniki objąć spisem oraz jak je wycenić. Dla osoby prowadzącej JDG remanent bywa krótkim dokumentem, ale jego wartość może bezpośrednio wpłynąć na dochód i podatek za cały rok.

Ten artykuł dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, czyli KPiR. Przy ryczałcie zasady ewidencyjne i podatkowe są inne, dlatego warto potwierdzić zakres obowiązków ze swoją księgowością.

Czym jest remanent roczny i kiedy trzeba go wykonać?

Remanent roczny, nazywany również spisem z natury, to rzeczywisty wykaz określonych składników majątku znajdujących się w firmie na ostatni dzień roku podatkowego. W przypadku KPiR sporządza się go co do zasady na 31 grudnia. Ten sam spis jest jednocześnie remanentem początkowym na 1 stycznia kolejnego roku.

Dokument nie służy wyłącznie celom porządkowym. Pozwala ustalić, jaka część zakupionych materiałów i towarów nie została w danym roku zużyta ani sprzedana. W efekcie wpływa na rozliczenie kosztów uzyskania przychodów.

Przykład jest prosty: właściciel sklepu kupił w grudniu produkty do dalszej odsprzedaży, ale część z nich pozostała na stanie 31 grudnia. Zakup tych produktów nie powinien obniżyć wyniku podatkowego tak, jak towar, który został już sprzedany. Wartość niesprzedanego zapasu pokaże właśnie remanent końcowy.

Nie należy mylić go z remanentem likwidacyjnym na potrzeby VAT, który może powstać przy zakończeniu działalności lub utracie prawa do zwolnienia z VAT. To odrębne obowiązki i odrębne zasady rozliczenia.

Kto sporządza spis z natury?

Obowiązek dotyczy podatników prowadzących KPiR, jeżeli posiadają składniki objęte spisem. Dotyczy to często handlu, gastronomii, produkcji, działalności e-commerce oraz usług, które zużywają materiały. Remanent może wystąpić także u freelancera lub specjalisty usługowego, jeśli na koniec roku ma np. materiały eksploatacyjne kupione do realizacji zleceń, własne produkty albo materiały do produkcji.

Jeżeli w firmie nie ma żadnych składników podlegających spisowi, również należy odpowiednio udokumentować ten stan. Remanent zerowy potwierdza, że na dzień spisu przedsiębiorca nie posiadał towarów, materiałów ani innych pozycji, które powinny znaleźć się w wykazie. Nie warto pomijać dokumentu tylko dlatego, że firma świadczy usługi i „nic nie leży na magazynie”.

Co należy ująć w remanencie rocznym?

Spis z natury obejmuje przede wszystkim towary handlowe oraz materiały podstawowe i pomocnicze. W zależności od profilu działalności uwzględnia się także produkcję w toku, wyroby gotowe, półwyroby, braki i odpady.

Towar handlowy to składnik kupiony z zamiarem dalszej odsprzedaży bez przetwarzania. Materiał podstawowy jest zużywany bezpośrednio przy tworzeniu produktu lub wykonywaniu usługi, a materiał pomocniczy wspiera ten proces. Produkcja w toku obejmuje natomiast niedokończone produkty lub zlecenia, które mają materialny charakter i nie są jeszcze gotowe do sprzedaży.

W praktyce warto sprawdzić nie tylko siedzibę firmy. Do remanentu mogą trafić towary przechowywane w magazynie zewnętrznym, u klienta, w punkcie odbioru lub w innym miejscu wskazanym w dokumentacji. Jeżeli są własnością przedsiębiorcy, co do zasady powinny zostać objęte spisem.

Towary obce znajdujące się w firmie należy wykazać oddzielnie, zaznaczając, do kogo należą. Ich wartości nie wlicza się jednak do łącznej wartości remanentu przedsiębiorcy. Z kolei wyposażenie, środki trwałe, komputer, telefon czy samochód firmowy nie są elementami standardowego spisu z natury dla KPiR wyłącznie dlatego, że są używane w działalności.

Jak sporządzić remanent roczny krok po kroku?

Najbezpieczniej przeprowadzić spis po zakończeniu sprzedaży i przyjęć magazynowych w ostatnim dniu roku. Jeżeli firma pracuje również 31 grudnia, trzeba jasno ustalić moment, na który ustalany jest stan magazynu, oraz zadbać o zgodność dokumentów zakupu i sprzedaży z tą datą.

Najpierw przygotuj listę miejsc, w których znajdują się zapasy. Następnie policz faktyczną ilość każdego składnika, a nie tylko stan widoczny w systemie sprzedażowym lub arkuszu. Program może pomóc w kontroli, ale remanent powinien potwierdzać rzeczywisty stan.

Każdą pozycję wpisz do arkusza spisu. Dokument powinien zawierać co najmniej:

• imię i nazwisko właściciela firmy lub nazwę firmy,
• datę sporządzenia spisu,
• kolejny numer pozycji,
• nazwę składnika i jednostkę miary,
• stwierdzoną ilość, cenę jednostkową oraz wartość,
• łączną wartość spisu,
• podpis osoby sporządzającej oraz właściciela.

Na końcu warto umieścić formułę wskazującą, na której pozycji spis został zakończony. Dzięki temu dokument jest kompletny i trudniej dopisać do niego pozycje bez zachowania ciągłości.

Nazwy składników powinny pozwolić na ich jednoznaczną identyfikację. Zamiast ogólnego wpisu „materiały” lepiej wskazać rodzaj, model lub istotne parametry, np. „papier fotograficzny A4, 200 arkuszy” albo „koszulki bawełniane, model X, rozmiar M”. Przy dużej liczbie podobnych produktów można stosować własne kody magazynowe, o ile dokumentacja pozwala ustalić, czego dotyczą.

Jak wycenić składniki ujęte w spisie?

Samo policzenie towarów nie kończy pracy. Wartość remanentu ustala się według zasad właściwych dla rodzaju składnika. Towary handlowe i materiały wycenia się zasadniczo według ceny zakupu lub nabycia, nie wyższej jednak niż ich cena rynkowa na dzień sporządzenia spisu.

Jeżeli cena rynkowa jest niższa, np. towar stracił wartość, został wycofany z oferty lub jest uszkodzony, można zastosować niższą wartość. Należy mieć jednak uzasadnienie takiej wyceny - przykładowo dokumentację uszkodzeń, zdjęcia, protokół, korespondencję dotyczącą obniżki ceny albo dane potwierdzające aktualną cenę rynkową.

Wyroby gotowe wycenia się według kosztu wytworzenia. Produkcję w toku wycenia się co najmniej według kosztów materiałów bezpośrednich, chyba że przepisy przewidują szczególne uproszczenia dla danego rodzaju działalności. Braki i odpady wycenia się z uwzględnieniem ich przydatności, możliwości dalszego wykorzystania lub sprzedaży.

Przy zakupach w walucie obcej oraz kosztach składających się z kilku elementów warto nie ustalać wartości na pamięć. Podstawą powinny być dokumenty zakupu, przyjęte zasady ewidencji i dane, które pozwalają odtworzyć wycenę podczas kontroli.

Jak remanent wpływa na rozliczenie w KPiR?

W KPiR znaczenie ma różnica między wartością remanentu początkowego a końcowego. Co do zasady wyższy remanent końcowy oznacza, że większa część zakupionych towarów lub materiałów pozostała w firmie, więc koszty podatkowe za dany rok będą odpowiednio niższe. Gdy remanent końcowy jest niższy od początkowego, różnica może zwiększyć koszty.

Nie oznacza to, że każdy zakup jest „odwracany” w księdze ręcznie. Remanent jest elementem rocznego ustalenia dochodu, a jego wartość należy prawidłowo wprowadzić do KPiR zgodnie z przyjętym sposobem prowadzenia księgi. W praktyce przedsiębiorca powinien przekazać dokument księgowości wraz z informacją o miejscu przechowywania towarów i ewentualnych pozycjach nietypowych.

Jeśli firma sporządza remanent także w trakcie roku, może to wpływać na sposób ustalania zaliczek. Spis inny niż na początek działalności, 1 stycznia albo 31 grudnia wymaga co do zasady wcześniejszego zawiadomienia właściwego naczelnika urzędu skarbowego - najpóźniej siedem dni przed jego sporządzeniem. Roczny spis na 31 grudnia nie wymaga takiego zawiadomienia.

Najczęstsze błędy przy remanencie

Najwięcej problemów wynika z kopiowania stanu z programu bez fizycznego sprawdzenia zapasów. Różnice mogą powstać przez zwroty, braki, pomyłki przy wydaniu towaru albo zakupy, które nie zostały jeszcze ujęte w systemie.

Błędem jest też wpisanie jednej zbiorczej kwoty bez wyszczególnienia pozycji, nieuwzględnienie towarów znajdujących się poza siedzibą firmy albo zaliczenie do własnego remanentu cudzych rzeczy przechowywanych w magazynie. Ryzykowna bywa również zbyt niska wycena produktów uszkodzonych bez dokumentów, które wyjaśniają przyczynę obniżki.

Dokument należy przechowywać razem z dokumentacją księgową. W razie pytań urzędu skarbowego przedsiębiorca powinien móc pokazać nie tylko sumę remanentu, lecz także sposób jej ustalenia.

Dobrze przygotowany remanent nie musi być skomplikowany, szczególnie w jednoosobowej firmie. Wymaga jednak rzeczywistego sprawdzenia stanu, rozsądnej wyceny i przekazania kompletnego dokumentu do księgowości. Warto zaplanować tę czynność przed końcem roku, zamiast odtwarzać stan magazynu już po rozpoczęciu styczniowych rozliczeń.